経団連が「メールで業務」を開始。アナログな会社の「リアルな実情」話します

 

「経団連」こと、一般社団法人 日本経済団体連合会の会長に

2018年5月に就任した中西氏。彼は業務でパソコンを使い、メールを使用する方になったようです。

このことに関するニュースもたくさんあがりました。

まつもと
え?それだけで?どこがニュースなの?

と思うかもしれませんが、実際に経団連ではこれが「中西流の改革」だとされているんですね。

 

詳しい内容はこちらから!

ねとらぼ

経団連「会長室に初めてPC設置」「会長のメールに職員驚く」読売記事にネット騒然 広報「PC無かったのは事実」

 

経団連の「メール導入」に驚きの反応

スマホひとつでなんでもできるような時代だけれど、やはり昭和的な働き方をしている会社はあります。

私が前に働いていた会社でも、社長にはメールアドレスもパソコンもあるのに、全然使われていませんでした。

会議資料は紙、伝えたいことは直接社長室を訪れるか、内線をかけるか…という感じです。

 

しかし、そういった会社はさすがにもう少数派なのでしょう。

そんな世界がまさかまだあるなんて…!と驚きの反応が多かったです。

 

と同時に、怒りをあらわにする人も。

 

 

実際に経団連とはどういう団体なのかを確認してみても

  • 「日本経済の自律的な発展と国民生活の向上に寄与する」
  • 「経済界が直面する内外の広範な重要課題について、経済界の意見を取りまとめ、着実かつ迅速な実現を働きかけています」

と記載されています。

経団連は、日本の代表的な企業1,376社、製造業やサービス業等の主要な業種別全国団体109団体、地方別経済団体47団体などから構成されています(いずれも2018年5月31日現在)

その使命は、総合経済団体として、企業と企業を支える個人や地域の活力を引き出し、日本経済の自律的な発展と国民生活の向上に寄与することにあります。

このために、経済界が直面する内外の広範な重要課題について、経済界の意見を取りまとめ、着実かつ迅速な実現を働きかけています。同時に、政治、行政、労働組合、市民を含む幅広い関係者との対話を進めています。さらに、会員企業に対し「企業行動憲章」の遵守を働きかけ、企業への信頼の確立に努めるとともに、各国の政府・経済団体ならびに国際機関との対話を通じて、国際的な問題の解決と諸外国との経済関係の緊密化を図っています。

引用元:経団連のHPより(http://www.keidanren.or.jp/profile/pro001.html

 

そんな団体が「迅速な対応」をどうやってしていたの?できるわけないじゃん!

という気持ち、わかります。

でも、彼らはそんなことすら気づかない世界に生きていたんです。

 

アナログな会社の社員は「非効率的だ」ということに気づいていない

でも、このように、アナログなやりとりでのみ業務をしていた人たちは、その環境に慣れていますし、それ以外の業務の進め方をあまり知らないので

自分たちが相当「非効率的な働き方をしている」ということをあまり自覚していません

 

私はアナログな出版社から、IT系のベンチャー企業に転職して

まつもと
流れている時代が違いすぎない?…え?浦島太郎ってこんな気持ち?

というくらいの違いを感じました。30年後にタイムスリップしたような感覚です。

 

では、出版社でどのような働き方をしていたのか振り返っていきます。

資料は全て紙。メールで送ると誰も見ない

社長や上層部がメールで送られた資料をちゃんと見ない人たちだったので、社員も同様のモチベーションでした。メールで送付しても意味がないような認識でした。

そのため資料は全て紙です。毎週の会議も人数分を出力して、ホチキスで留めます。

まつもと
会議前は、印刷機の順番待ちがすごかった!

 

だから会議が終わるたびに資料が増えて、デスク周りがどんどんカオスになります。

その後にその資料を探しても見つからないことが多く、発掘作業や再印刷などに時間がかかることも。

 

でも、その当時の私は今ほど「非効率的だ」と思っていませんでした。それは、「ちゃんと急いでいるから」です。自分たちがトロトロしているなんて気づきません。

  • 印刷機が空いている朝早くに会社に行って、資料を作り終えて印刷する。
  • 会議前には、印刷がうまくできなくてあたふたしている人の資料作りを手伝う。

 

アナログな枠ではそれなりにてきぱき動いている自覚があったので、まったく気づかないんですね。

ペーパーレスの世界を知らないから、「こうやったほうがいいじゃん」という考え自体もが全く浮かびませんでした。

 

話しかけるときは内線か直接。上司の忙しさをチラチラ気にする

同僚や上司に相談・報告をするときは全て内線か直接でした。

だから、相手が忙しそうかどうか、機嫌がいいかどうか…などをいちいち確認しなければなりません。

逆に自分が集中している時などに、30分くらいかかるような話を上司からされることもありました。非常に断りにくいですよ

まつもと
自分、今忙しいんで!あとにしてもらえますか?

なんて言えません。お互いすごく気を遣っていた状態です。無駄な気遣いというか、無駄なストレスとも言えますね。

 

確かに、急ぎの場合は相手の状況を考えずに一方的に話しかけて押し付けることは可能なので「遅い」ことはないかもしれませんが、

  • 相手の忙しさを気にすることで無駄なストレスがかかる
  • 時間を急に奪い、奪われる

上記のような部分を加味すると、決して「業務上、効率的だ」とは言いにくいです。

まつもと
でも当時はこれしか知らなかったから、なにも変だと思わなかった。小規模な会社だからすぐ話せる…という状況も関係しているとは思うけどね!

同僚のスケジュールは直接確認する。予定は手帳か個人の卓上カレンダーに

現在の会社では、みんなGoogleカレンダーを使っているので

  • 同僚のAさん
  • 上司のBさん

で会議や打ち合わせをしたいときは、Googleカレンダーの空いている時間帯にアポイントを入れてしまえば完了です。

 

でも、前の会社では(これまた)内線か直接、

まつもと
来週◯◯の件で打ち合わせしたいんですが、いつが空いてますか?

と聞きます。すると全員が卓上カレンダーなどを確認するので、それで予定を仮決めします。

でも、会社にいない人もいるので、その人には次の日聞いたり、携帯に電話したりして確認します。

 

Googleカレンダーで統一していれば一発で決まることが、いくつもの段階を踏まないと決められない。

この時も

  • 急いで話しかける
  • すぐ「いない人」にも電話して予定を確認

をしていたので、「遅い」という認識はありませんでした。

 

でも、どちらも急に他人の業務を一旦ストップさせているんですよね。それに気づかなかったです。

 

まとめ

これまで見てきたように、私が経験したアナログな会社での実情は下記のとおりです。

  • 資料は全て紙。メールで送ると誰も見ない
  • 話しかけるときは内線か直接。上司の忙しさをチラチラ気にする
  • 同僚のスケジュールは直接確認する。予定は手帳か個人の卓上カレンダーに

 

転職しないと「それまでの業務を冷静に見られなかった」というのはあると思います。

 

「じゃあ転職した人だけが気づくんじゃん!私は今の会社にいる限り気づかないってことだよね」と思う人もいるかもしれません。

 

でも、転職しなくても

まわりの意見や、他の企業の活動を知るために動くことはできる。

 

今回、経団連も「中西流だ!」となっていたところに、多くの「え…?それってそんなに堂々と言える?」という冷ややかな視線があるということを認識したでしょう。

少しは「恥ずかしさ」みたいなものを感じたはずです。

だから、外の世界を自ら知っていかないとこういうことがまた起きてしまうこともさすがに理解した(だろうと信じたい)。

 

 

確かに私もびっくりしたニュースではありますが、もうその「アナログ」な過去は変えられません。

上層部が頭をやわらかくするか、やわらかくできないならば「上昇志向」の人にバトンタッチして

「現場で働く人たち」が働きやすい環境づくりをしていってほしいと思います。

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