紙媒体からウェブ媒体に転職して、カルチャーショックを受けている

 

私は3年間働いていた出版社を退職し、ウェブ媒体を運営しているベンチャー企業に就職しました。

出版社で働いていた時の上層部がアナログだったこともあり、新しい風が吹く今の会社とのギャップに日々驚かされています。急に未来にタイムスリップしたのかと思うほどの現実に少しずつ慣れてきたので、二社の違いを感じた通りに書いていきます。

前職の出版社と、現在のWeb系ベンチャー企業のちがい

コミュニケーション

  • 出版社:内線または直接話しかける
  • ウェブ:slackまたはハングアウトで会話

出版社にいたころは、用事があって相談をしたい場合、上司の内線に連絡を入れていました。直接デスクまで行くこともあります。

内線でも直接でも、まずは簡単な用件を伝えて「今いいですか」「いつが空いてますか」と聞いていました。

もちろん、相談される側の場合も同様です。業務に集中しているときや、経費精算のために電卓を叩いているときなどに話しかけられることがあります。

一分一秒を争うレベルで忙しいときはさすがに待ってもらいました。でも、上司や、私に圧力をかけてくる人が内線をかけてきたり、直接話しかけてきたりすると、有無を言わさず業務がストップです。

510分の話だと思っていたのに気づいたら1時間ほどかかっていることもあり、すべてのスケジュールが後ろにずれ込んでしまうこともザラです。

一方、今の会社ではslackやハングアウトというツールを導入しているので、連絡が入っていても自分のタイミングで返事することができます。特に、上司は別のフロアにいることが多いので、気になることがあればすぐslackに書き込んで相談したり、資料を共有して確認してもらったりしています。

自分が集中しているときでも業務の進行を妨げずに、同僚や上司と連絡を密にとることができるのでとても便利です。

もちろん、直接会って話したほうが微妙なニュアンスは簡単に伝わるのにな、ともどかしい思いをすることもまだあります。それを参考資料などで補ってすり合わせています。

社内でのスケジュール確認

  • 出版社:メールや電話、または直接空いている日を聞く
  • ウェブ:Googleカレンダーで予定を共有

出版社時代、打ち合わせの日程調整をするときには、同僚に内線をかけたり直接話しかけたりしていました。

何日なら空いているのか、何時ごろが良いのか、他の候補日がないか等をすり合わせていました。確認をとりたい同僚がデスクにいない場合は、戻ってくるのを待ったり、電話・メールの返事を待ったりしていたため、先方に日時を提示することが遅れることもありました。

現在の会社では、打ち合わせや業務のスケジュールを日々自分のGoogleカレンダーに全員が記入しているため、その中で全員のスケジュールが空いている日時を選んで同僚のアポイントを取ることができます。ワンクリックでスケジュールを把握でき、それと同時に社内で空いている会議室も確認してすぐに押さえることができるので、非常に効率的です。

予定を聞くためだけの余計なメールや電話をする必要がなくなり、少しの手間ではありますがタスクが減りました。

資料の共有

  • 出版社:人数分出力して見せる
  • ウェブ:スプレッドシートやドキュメントのURLを共有する

会議をするときに、出版社では必ず紙の資料が必要でした。A4の紙で印刷し、複数枚ある場合はホチキスで止めます。A3のものは折りたたんでA4におさまるようにします。

それを人数分用意して、毎週の(お通夜みたいな)会議に挑んでいました。

そのため、会議の日は印刷機のとりあいです。出力がうまくいかない人、ホチキスの針が切れてしまった人も出ます。ちょうど用紙が切れたり、トナー交換のタイミングにぶつかったりすると、みんながイライラしています。

さらに、会議が終わるたびに紙が増えるので、デスクのまわりは紙の山です。その後その件に関して話し合いをするときには、資料がどこに行ったか分からなくなり、発掘作業に入ります。(その前に整頓しとけという話ですが。)

見つからないともう一度印刷です。手間しかないですね。

現在の会社ではペーパーレス化を推進していて、印刷機を使うのは月に1日、2日程度です。それ以外は全てパソコンの中で完結させます。

Googleのスプレッドシートやドキュメントで資料を作り、他の人にも見てもらうためには、共有できるようslackやハングアウトでURLを伝えるだけです。

各々が同じ資料を同じ時間帯に確認しながら、会議での話し合いを追記したり、新たな課題が見つかればそこに書いて次回への共有事項として周知させます。会議の内容や課題も明確になる上に、全員が同じ情報を共有しているため、解釈の違いも生まれにくくなっています。

 

ツールの存在・使い方を知って、これまでの「無駄」にやっと気づいた

出版社にいたころは、新しいツールや文化を持ってくる人もおらず、自分もそんな世界を開拓していなかったため、アナログながらもがんばって効率化を目指していたはずでした。

しかし、コミュニケーションツールやタスクの共有ツールを(遅ればせながら)知ったことで、「ひと言ふた言の会話で済むのに、わざわざ顔色をうかがいながら話しかけてたあの時間と感情の無駄たるや!!」とようやく気づきました。

 

当たり前すぎる人たちにはゴミのようにささいなことかもしれませんが、これからフリーライターになりたいなぁ、とぼんやり考えている人はこの辺のツールの使い方を知っておくと、編集者との業務が円滑にできると思います。

コミュニケーション

いろんなくくりで部屋を作って会話ができる。簡単にいうとチャットみたいな感じ。共有、雑談など自由に部屋を分けてみると◎。個人とのDM的なやりとりもできるし、自分だけが見られるページもあるので、日々のメモなどはそこに書いておける。

LINEに近いかもしれない。複数人を招待したトークルームも作れるし、11ももちろん可能。ビデオ通話もできるから、遠く離れた人との会議もできる。

 

資料づくり

Excelみたいな感じのものが、Googleアカウントを持っていればだれでも無料で使える。URLを共有すれば、複数人が同じ一つのシートに一斉に書き込める。記入するたびにどんどんデータを自動保存してくれる。保存しないで消しちゃった、なんてことはない。

こちらはもうWord。スプレッドシート同様に、URL共有でみんなが書き込める。スプレッドシートもそうだけど、「閲覧のみ」に設定すれば、自分以外が編集できないようにも設定できる。これももちろん自動保存されている。

オンライン上にデータを置いておける。スプレッドシートやドキュメントを新規作成すると、自然にマイドライブに入っているシステム。保存容量は個人アカウントで15GBまでいける。

 

かくいう私もまだ使いこなせてないので、これまでのアナログ生活からのギャップと戦いながら、マスターしていこうと思います。

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です